Waarom belanden mijn e-mails in de spamfolder ?

Tegenwoordig wordt elke email die je verstuurt gefilterd door de ontvanger. In sommige gevallen kan het zo zijn dat dat je e-mail (onterecht) als spam wordt aanzien. Hoe zit dat precies en hoe kun je voorkomen dat je e-mail in de spam terechtkomt?

Spamgevoelige woorden

Verkeerd ingestelde DNS

Eén van de checks die de ontvangende partij checks doet is het controleren van SPF en DKIM, dit zijn DNS records die jezelf voor je domein kunt beheren. Op al onze pakketten is dat al standaard voor je ingesteld, eventuele wijzigingen dien je zelf te onderhouden.  Op spfwizard.net kan je makkelijk zelf een SPF record genereren. Kom je er niet uit of is het te technisch? Stuur dan een e-mail naar onze support afdeling en wij helpen je graag.

Om te zien welke punten in je mailverkeer voor verbetering vatbaar zijn raden we aan een teste-mail te sturen naar een testadres op mail-tester.com. Mail-tester.com geeft aan op welke punten er verbeterd kan worden. Bij een simpel testmailtje zul je mogelijk wel minpunten krijgen omdat de tekst bekend is of omdat er te weinig tekst is. We raden dan ook aan om een normale e-mail te sturen, wel moet het mail-tester.com adres in het to: adres staan.
De meest voorkomende problemen die eenvoudig opgelost kunnen worden zijn de SPF en DKIM reords. Indien je bijvoorbeeld een eigen mailserver gebruikt i.p.v. die van Kyzoe Hosting & Design raden we aan om die middels een include toe te voegen aan je bestaande SPF record. Hiermee laat je ontvangers die hierop controleren weten dat de desbetreffende mailserver erkend is om te mailen via jouw domein. DKIM  zal daarnaast helpen als extra verificatiemiddel voor ontvangers.
Zoals al gezegd, als je geen wijzigingen aangebracht hebt in je mailservers dan is alles standaard al goed ingesteld.
Sommige ontvangers  gebruiken ook DMARC. Hoewel dit supersimpel in te stellen is is het niet erg als deze ontbreekt, mail-tester geeft je er dan ook geenpunten aftrek voor. Reden hiervoor is dat DMARC niet erg veel gebruikt wordt.
Met de combinatie die we hierboven genoemd hebben staat je DNS succesvol ingesteld. En zal je in de meeste gevallen de mail-tester succesvol doorlopen. In sommige gevallen worden er in mail-tester ook punten genoemd die over de inhoud of opmaak gaan. Het is raadzaam die adviezen op te volgen ook als ze niet veel puntenaftrek geven.

De ontvangende partij blokkeert je domein

Het is ook mogelijk dat de ontvangende partij een zwarte lijst hanteert van domeinen die zij niet vertrouwen. Om te weten of dat het geval is kun je het beste contact opnemen met je ontvanger of deze niet zelf je domein per abuis in het spamfilter gezet heeft (als hij/zij die mogelijkheid heeft), anders kan de ontvangende host of de e-mailbeheerder je daar mogelijk meer over vertellen.
In sommige gevallen geeft de ontvangende server hier ook een reactie over via het mail delivery system. Dit kan er o.a. uitzien als “550 Email blocked by …” of “550-Message refused by spam filter”.

IP reputatie

De IP reputatie wordt door meerdere factoren bepaald, denk hierbij aan de inhoud van de doorsnee berichten, berichten die vaak in de spam geraken, de totale hoeveelheid van de verzonden e-mails en berichten die naar niet-bestaande e-mailboxen worden verzonden (dit is namelijk typisch gedrag van spammers). Dit alles wordt gebruikt om de reputatie van je IP-adres te bepalen. Indien een ontvangende server naar deze reputatie kijkt kan deze bepalen om de mail al dan niet te bezorgen bij de ontvanger. Wij hebben daar bij Kyzoe.be geen invloed op.
Een mogelijke oplossing is om de mail via een partij als MailGun of SpamExperts te laten verlopen. Wij helpen u graag om dit op te zetten. Kyzoe Hosting & design verzendt zelf alles via mailgun.com

Domein reputatie

Net als een IP-adres kan een specifiek domein ook een reputatie opbouwen. Mocht je domein onverhoopt misbruikt zijn door een hacker die bijvoorbeeld duizenden mails heeft verstuurd via je domeinnaam, dan is de kans zeer groot dat diverse partijen je domein op een lijst hebben gezet met domeinen die veel spam versturen. Dit zal er voor zorgen dat de hostingprovider je mails weigert.
Een foutmelding die je hierbij terug kunt krijgen is bijvoorbeeld “Our system has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending domain. To best protect our users from spam, the message has been blocked.“.
Helaas is er niet een gemakkelijke manier om van deze slechte reputatie af te komen. Het is aan de hostingproviders of ontvangers om je daarbij te helpen. Veelal zal in de meeste gevallen de domein reputatie na verloop van tijd weer normaal worden, uiteraard afhankelijk van de uitgaande mails afkomstig van jouw domein.

Spamfilters ontvangende partij

De meeste hosters hanteren publiekelijk bekende lijsten die aangeven of een bepaalde afzender of uitgaand IP-adres bekend staat wegens het versturen van spam. Deze lijsten worden ook gecheckt op het moment dat je op mail-tester.com een test doet op je mailverkeer. Op het moment dat je op een dergelijke lijst staat kun je met ons via mail contact opnemen om je te helpen met een passende oplossing.

Backscatterrer

Enige uitzondering op deze spamlijsten is Backscatterer. Backscatterer.org bevat blacklist-servers die gebruik maken van zogenaamde “afzender verificatie” bijschriften.  Dit is algemeen geaccepteerd gedrag, en conform de regels van SMTP-RFC 5321. Omdat backscatterer.org niet de officiële regels volgt, staan de meeste (legitieme) mailservers op de blacklist over de hele wereld. Daarom wordt dit nooit gebruikt door een partij om de e-mail te blokkeren en kun je een vermelding hierop negeren.

SpamRL

SpamRL werkt op domeinbasis om te kijken of er veel spammails vanuit een adres afkomstig zijn. Als je op deze lijst terecht komt kan het voorkomen dat een partij op basis hiervan je mails weigert. Je ontvangt dan een mailtje met deze melding: “550 A URL in this email (DOMEIN) is listed on https://spamrl.com/” waar DOMEIN dan jouw domeinnaam is.
Je domein kan hierop komen als deze spam verstuurd heeft, al zien we in de praktijk ook vermeldingen bij net nieuw geregistreerde domeinen waardoor er geen logische reden voor lijkt te zijn. Je kunt het beste een delisting op de website van SpamRL aanvragen.

Greylisting

Greylisting is een methode om spammende servers te onderscheiden van gezonde servers. Dit doet men door te werken met een whitelist en een optionele blacklist. Op het moment dat greylisting actief is en een mail van een afzender bij de server aankomt voor bezorging, zal de ontvangende server op de whitelist en blacklist kijken of deze bezorgd mag worden. Op het moment dat het om een onbekende afzender gaat zal de mail initieel geweigerd worden met een melding naar de afzender dat het om greylisting gaat.
Een gezonde server zal na een greylistingmelding op een later tijdstip nogmaals proberen de mail te bezorgen waarna de ontvangende server kan besluiten dat dit inderdaad een gezonde server is en dan wordt de mail geaccepteerd. Vaak kom jij als afzender dan automatisch op de whitelist waardoor in het vervolg mails gewoon meteen aankomen. Een spammer maakt gebruik van wat we een ongezonde server noemen, deze is bedoeld om alleen maar te zenden. Spammails die door greylisting terugkomen vormen een erg grote wachtrij waar de spammer geen behoefte aan heeft, worden dus die niet nogmaals verstuurd. Op deze manier kan greylisting een handig methode zijn om spammende servers van de normale servers te onderscheiden.
Het probleem met greylisting is dat jij als eindgebruiker hier een hoop hinder van kan ervaren. Het kan voorkomen dat jij een mail naar een partij stuurt en dat je deze melding terug krijgt “Delay reason: SMTP error from remote mail server after end of data: 421 4.2.0 MXIN613 Greylisting wait period active. Please retry later.“. Dit betekent dat je mail dus door de greylist is tegengehouden en notitie van je gegevens heeft gemaakt. Als je nogmaals de mail stuurt zal de server deze herkennen en toelaten.
Afhankelijk van de instellingen van de ontvanger kan het voorkomen dat je niet meteen op de whitelist komt.

Grote gratis e-mail providers (Gmail, Hotmail, Live, Yahoo, etc)

De grootste gratis e-mailproviders zoals Gmail, Hotmail, Live en Yahoo hanteren eigen spamfilters. Het komt helaas voor dat deze partijen in veel gevallen beslissingen nemen om je niet-spambericht toch als spam te beschouwen. Hier is helaas niet veel aan aan te doen omdat je niet kunt inzien wat voor die spamfilters de aanleiding is.
Wanneer je toch onverhoopt problemen ondervindt waarbij mails als spam worden gezien bij het mailen naar bovenstaande mailproviders kan je natuurlijk contact opnemen met deze partijen. Helaas is de ervaring dat ze weinig informatie kunnen verschaffen over de manier waarop de mails worden gemarkeerd of verwijderd onder het mom van spam. Deze partijen bieden gratis e-maildiensten aan, en dus zijn ze voorzichtig met het verschaffen van informatie of controle over de filters die ze gebruiken. Wanneer je gebruik maakt van een gratis e-mail provider geef je deze controle uit handen en gebruik je de services op eigen risico, waardoor het lastig te bepalen is waarom mails als spam worden gezien.

Veilige afzenders

Bepaalde gratis e-maildiensten zoals Hotmail en Outlook.com maar ook Live.be werken met een anti-spam systeem waarbij gekeken wordt naar het domein van de afzender van een e-mail. Als dit domein niet in de Contactpersonen of Veilige Afzenders lijst van de ontvanger voorkomt en nog niet eerder gemaild heeft dan zal die mail standaard in de spambox terrechtkomen. De ontvangers van je e-mails kunnen dit het best oplossen door je e-mailadres aan deze lijst van veilige afzenders toe te voegen.
Het toevoegen van een afzender aan de lijst met veilige afzenders kan alsvolgt gedaan worden door de ontvanger van je e-mails:
Stap 1. Meld je aan bij je e-mail account.
Stap 2. Klik in de rechterbovenhoek van de postvakpagina op het tandwielpictogram, klik hierna op Meer e-mailinstellingen.
Stap 3. Klik onder Ongeleide e-mail voorkomen op Veilige en geblokkeerde afzenders.
Stap 4. Klik op Veilige afzenders.
Stap 5. Typ in de lijst Veilige afzenders het volledige e-mailadres of de domeinnaam van het e-mailadres.
Stap 6. Klik vervolgens op Toevoegen aan lijst.
Nadat je ontvanger dit gedaan heeft zal Hotmail/Outlook.com je mails niet meer als spam zien en gewoon in de mailbox laten bezorgen.

Website formulier mails komen in SPAM aan

Standaard mailen de meeste CMS systemen niet via de SMTP server voor uitgaande mail. Indien je een contact formulier gebruikt of bijvoorbeeld een bestellingsysteem dan kan het voorkomen dat deze ook niet de SMTP server gebruikt voor het versturen van de mails. In dat geval wordt het systeemaccount van de webserver gebruikt welke aan je hosting gebruiker is gekoppeld. Het nadeel hiervan is dat dit niet het echte mailadres is waar je mee mailt en dat deze mailbox als catch-all gebruikt kan worden en dus niet geschikt is voor de uitgaande mails. Veel ontvangers zien deze mails dan ook als spam.
Verstuur nooit je nieuwsbrieven of mails naar veel mensen tegelijk via je standaard e-mail accounts of je standaard e-mail account settings van je hosting account. Gebruik hier zeker een externe mail provider voor.

rDNS

De DNS van je domein regelt hoe verzoeken op je domein afgehandeld worden en naar welke servers, zo ook je mailverkeer. rDNS staat voor reverse DNS wat gebruikt wordt door mensen om een IP te ‘vertalen’ naar de hostname van een server. Hoewel dit niet per definitie vereist is om mee te mailen kan het op een VPS server voorkomen dat je een ontvanger tegenkomt die je mails weigert op basis van het niet kunnen vinden van de rDNS. Als je gebruik maakt van de Shared Hosting zul je hier geen last van hebben omdat dit op al onze servers is ingesteld.
Indien je rDNS ingesteld wilt hebben op je VPS kun je het best contact opnemen met onze support. Wij kunnen deze voor je instellen of aanpassen zodat het ip van je VPS server de hostname als antwoord teruggeeft bij een rDNS verzoek (bijvoorbeeld een nslookup op het IP).

Hoe krijg ik 100% succesvolle bezorging?

Helaas is een 100% succesvolle bezorging quasi onmogelijk, je blijft namelijk afhankelijk van hoe de ontvangende partij jouw mails behandelt. Wat de beste resultaten geeft is alle verificatiechecks die mail-tester aangeeft doorvoeren zodat er technisch geen reden kan zijn om je mails als spam te zien. Daarnaast is de inhoud dus ook belangrijk. Dit vergroot de kans dat e-mails niet in de spambox van je ontvanger terechtkomen. Deze acties garanderen echter geen 100% inbox aflevering.
Indien er technisch geen reden meer zichtbaar is om mails als spam te beschouwen maar dit toch gebeurt kun je het best contact opnemen met de ontvangende partij. Zij kunnen mogelijk in hun maillogs achterhalen wat hier de aanleiding voor is.
Je kan het bezorgingspercentage verhogen door een eigen mailserver te gebruiken, gebruik te maken van een uitgaand spamfilter zoals spamexperts, of een mailserverprovider zoals mailgun, maar 100% succesvol kunnen wij helaas nooit garanderen.

Wil je gebruik maken van een externe uitgaande mailserver dan is een mail naar support@kyzoe.be  voldoende om je hierbij te helpen.